Zakelijk Corresponderen

C. Bedrijfcorrespondentie (Surat niaga)

Bedrijfcorrespondentie (surat menyurat perusahaan) dulu dikenal dengan nama Handelscorrespondentie (surat menyurat perniagaan). Disebut pula Zakelijk Corresponderen, Korespondensi perusahaan berarti surat yang ditulis oleh (atau kepada) suatu perusahaan kepada perusahaan lain atau kepada perorangan yang berisi tentang produk atau jasa yang dipertukarkan antara kedua pihak. Umpamanya surat penawaran produk atau jasa tertentu dari suatu pabrik atau kantor kepada pihak lain baik itu lembaga maupun individu.

Lazimnya, perusahaan besar yang sudah luas jangkauan pemasarannya menggunakan format tertentu dalam penulisan surat kepada perusahaan lain atau perorangan. Artinya surat yang akan ditulis, biasanya menggunakan bentuk kalimat baku dalam setiap surat yang dikirim kepada para langganannya. Penggolongan jawaban umumnya menurut aturan tertentu.

Berikut ini contoh surat yang dikirim oleh sebuah perusahaan kepada perusahaan lain. Perhatikan nomor urut yang ada. Hal ini menunjukkan bagian-bagian yang harus ada pada surat niaga. 

1 Het briefhoofd (kepala surat):

                                                                                                                                   Jansen BV

                                                                                                                                   Dienstverlening

                                                                                                                                    Eikplein 1
1067 PA AMSTERDAM
Tel. (020) 123 45 67
Fax (020) 891 01 12
E-mail: jansen@net.com

2 Toevoegingen (penambahan):
PERSOONLIJK

3 Adressering (alamat penerima):
AEX Investment Services
Afdeling Cliëntrelaties
T.a.v. de heer G. de Vries
Postbus 11233
3456 AB UTRECHT

4 Datum (tanggal):
Amsterdam, 13 mei 2019

5 Jika perlu ciri pengenal, aturan referensi (subjek):
Uw kenmerk: . . .
Ons kenmerk: . . .
Onderwerp: . . .

6 Aanhef (salam pembuka):
Geachte heer De Vries,

7 Inhoud (isi):
Deze week ontving ik uw  maandblad Financieel Nieuw op het oude adres van onze firma, aan het Einkplein 16 in Amsterdam. Graag maak ik u erop attend dat wij sinds april van dit  jaar niet meer op dat  adres gevestigd zijn.
Hieronder leest u de nieuwe adresgegevens voor het abonnement op Financieel Nieuws:
Jansen BV
T.a.v. mevrouw G. de Graaf
Einplein 1
1067 PA AMSTERDAM

Ik verzoek u deze verandering op te nemen in uw abonnementenadministratie.

8 Slotformule (rumus tutup):
Met vriendelijke groet,
[handtekening]
A.      Jansen
Hoofd bedrijfsvoering

1.  Een prijscourant (sebuah daftar harga)
Untuk menjual produk atau jasa sebuah perusahaan perlu menawarkan kepada calon pembeli atau pemakai terlebih dulu. Secara lazim perusahaan produsen seperti ini akan mengirim contoh barang atau sampel bersama daftar harganya. Surat-surat atau brosur-brosur yang dikirim kepada calon pembeli ini, harus ditulis sesopan mungkin dengan menggunakan kalimat sederhana agar mudah dimengerti oleh pembaca. Dalam surat penawaran tersebut, produsen biasa menjelaskan manfaat dari suatu produk atau jasa, syarat-syarat  pembayaran dan potongan harga dan lain sebagainya.   

2. Een prijscourant toe te zenden (mengirimkan daftar harga)
Berikut contoh surat bilamana perusahaan dapat mengirimkan daftar harga kepada calon pembeli.                                                           
De heer H. de Exter
Postbus 11455
1234 AB GRONINGEN

Amsterdam, 18 mei 2019

Geachte heer H. de Exter,
Uw geacht schrijven ddo. 13 dezer hebben wij in dank ontvangen. Naar aanleiding daarvan hebben wij het genoegen U heden separaat de door U verlangde prijscourant toe te zenden, in de hoop spoedig een order van U te mogen ontvangen.
De prijzen daarin vermeld zijn gebaseerd op contante betaling. Desgewenst kan termijnbetaling worden toegestaan, waarbij genoemde prijzen met 10% dienen te worden verhoogd.
Inmiddels verblijven wij met de meeste hoogachting.

Met vriendelijke groet,

[handtekening]
J. de Steenboom
Hoofd bedrijfsvoering

3.  Een prijscourant nog niet te doen toekomen (tidak dapat mengirim daftar harga) 
Namun sebaliknya bila perusahaan tidak dapat mengirim daftar harga disebabkan sesuatu hal, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat penyesalan seperti di bawah ini.

De heer H. de Exter
Postbus 11455
1234 AB GRONINGEN

Amsterdam, 18 mei 2019
Geachte heer H. de Exter,
Naar aanleiding van uw geacht schrijven ddo. 13 dezer spijt het ons ten zeerste U hierbij te moeten meedelen, dat wij U de verlangde prijscourant nog niet kunnen doen toekomen, aangezien onze oude voorraad geheel uigeput is en de nieuwe druk binnenkort gereed zal zijn.
Hopende U spoedig een exemplaar hiervan te mogen aanbieden tekenen wij,

Hoogachtend,

[handtekening]
J. de Steenboom
Hoofd bedrijfsvoering